5 Whys: una potente tecnica di problem solving da usare in azienda

Il metodo dei 5 Whys (o dei cinque perché) è una tecnica semplice, ma efficace per identificare la causa radice di un problema.

Sviluppato negli anni ‘30 dello scorso secolo da Sakichi Toyoda, fondatore di Toyota, questo approccio è un elemento fondamentale del Toyota Production System (cruciale precursore del sistema della Lean Production) e viene utilizzato in svariati ambiti, dal problem solving aziendale alla gestione di progetti personali.

In questa guida spiegheremo che cos’è il metodo dei 5 whys, come applicarlo in azienda e perché è ritenuto un sistema incredibilmente valido ed efficace per individuare le origini di un problema.

Che cos’è il metodo dei 5 Whys

Uno dei motivi di forza di questo sistema sta nella sua incredibile semplicità di applicazione. Il metodo, infatti, consiste nel domandarsi il perché di un problema, continuando con questo approccio fino a individuare la criticità, l’errore o la disfunzione che sta alla base del problema stesso. Facciamo un banale esempio per esplicitare il concetto:

Problema: Un prodotto manifatturiero presenta un difetto ricorrente.

Perché il prodotto presenta un difetto? Perché c’è un componente difettoso.

Perché il componente è difettoso? Perché il fornitore ha inviato materiale non conforme.

Perché il fornitore ha inviato materiale non conforme? Perché i suoi processi di controllo qualità sono inefficaci.

Perché i processi di controllo qualità del fornitore sono inefficaci? Perché manca personale addetto ai controlli.

Perché manca personale addetto ai controlli? Perché il fornitore ha ridotto il budget per il personale a causa di problemi finanziari.

Causa radice: I problemi finanziari del fornitore hanno portato a carenze nei controlli di qualità, causando difetti nel prodotto finale.

Come funziona il metodo dei 5 perché

Andiamo ora a fondo alla metodologia dei 5 perché, analizzando le diverse fasi di sviluppo del sistema.

La prima fase è quella in cui viene identificato il problema che si vuole risolvere. L’approccio iniziale consiste dunque nel formulare una chiara e concisa descrizione del problema (nel precedente esempio, il prodotto presenta un difetto).

Come mostrato nell’esempio, l’individuazione della causa si basa sul chiedersi il perché del problema messo in luce, ponendosi la domanda “Perché?“. La risposta alla domanda rappresenta la prima causa del problema.

Nello step seguente, bisogna ripetere la domanda, cercando il “Perché” della risposta precedente. Grazie a questo approccio, è possibile scavare sempre più a fondo nella catena di causalità. Sebbene il metodo faccia riferimento al numero cinque, non esiste un numero preciso di volte in cui occorre domandarsi il perché delle questioni: in generale, si effettuano tra le 5 e le 7 ripetizioni, ma il numero può variare a seconda della complessità del problema.

Seguitando con questo approccio, si giunge a identificare la causa radice: quando le risposte alle domande “Perché?” iniziano a ripetersi o non forniscono ulteriori informazioni, è probabile che si sia raggiunta la causa originaria del problema che si sta cercando di risolvere.

Vantaggi e limiti del metodo 5 Whys

Il metodo 5 Whys presenta notevoli vantaggi, ma anche inevitabili limiti, propri di un metodo che ha nell’immediatezza e nella facilità di applicazione i suoi punti cardine.

Analizziamo i principali punti di forza e di debolezza del metodo.

Vantaggi

• Semplicità: Il metodo è facile da comprendere e da applicare e non richiede particolari competenze o strumenti.
• Efficacia: Permette di individuare la causa radice di un problema in modo rapido e sistematico.
• Focalizzazione: Aiuta a concentrarsi sul problema in sé, evitando di disperdere tempo e ragionamenti su aspetti secondari o sintomi superficiali.
• Prevenzione: La comprensione della causa radice permette di implementare soluzioni che prevengono il ripetersi del problema in futuro.

Limiti

• Superficialità: Se non applicato con attenzione, il metodo può fermarsi a livelli superficiali del problema, senza arrivare alla vera causa radice.
• Dipendenza dalle conoscenze: L’efficacia del metodo dipende dalla conoscenza del problema e del contesto in cui si verifica.
• Mancanza di soluzioni: Il metodo aiuta a identificare la causa radice, ma non fornisce direttamente soluzioni per risolverla.

In generale, il metodo 5 Whys rappresenta un valido strumento per il problem solving, offrendo un approccio semplice e strutturato all’individuazione delle cause profonde dei problemi e per prevenire il loro ripetersi. Si configura inoltre come un ottimo tool di ragionamento, capace di fornire utili schematizzazioni del problema.

Oltre al metodo dei 5 perché, esistono altri strumenti e tecniche per il problem solving, come ad esempio il brainstorming, il diagramma di Ishikawa e l’analisi SWOT. La scelta dello strumento più adatto dipende dalla natura del problema, dai mezzi a disposizione e dalle specifiche esigenze.

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