KPI aziendali nella produzione su commessa: cosa sapere
In ogni sistema di produzione, è fondamentale misurare e di monitorare le prestazioni, per mantenere un controllo costante sull’andamento dei processi e per rilevare tempestivamente eventuali deviazioni dagli standard prefissati.
Affinché le misurazioni possano essere effettuate in modo razionale e mediante riferimenti numerici attendibili, occorre dotarsi di specifici indicatori di prestazione; tali indicatori hanno un nome specifico: KPI (key performance indicator) – o in italiano ICP (Indicatori chiave di prestazione).
In questa guida, però, non ci limiteremo a parlare dei KPI, ma accenderemo un focus specifico sulla misurazione delle performance nell’ambito dei sistemi che utilizzano un modello di produzione su commessa.
KPI: cosa sono i key performance indicator
Come detto, i KPI sono indicatori di prestazione che permettono di monitorare l’andamento di un’organizzazione. Lo scopo ultimo non è semplicemente quello di misurare le performance, bensì di incrementare la competitività del sistema attraverso un efficiente protocollo di rilevazione e risoluzione delle criticità, in un’ottica di miglioramento continuo.
La prima sfida cui sono chiamate le aziende di produzione è dunque quella di definire degli indicatori di performance secondo determinate caratteristiche, affinché essi possano essere ritenuti attendibili e utili. In particolare, i KPI devono essere quantificabili, ovvero traducibili in numeri; facili da acquisire in modo rapido, in quanto dati di difficile reperimento o ottenuti in tempi dilatati perderebbero la loro efficacia; significativi, ovvero devono fornire informazioni realmente rilevanti per il monitoraggio delle prestazioni aziendali.
I KPI devono inoltre permettere di esaminare tutti gli aspetti della produzione. In questo senso, gli indicatore chiave di prestazione principali sono di quattro tipologie:
- Indicatori generali: permettono la misurazione dei volumi di produzione;
- Indicatori di qualità: misurano la qualità del prodotto finale, in considerazione di uno standard prefissato o mediante l’analisi della soddisfazione del cliente;
- Indicatori di costo: per monitorare l’andamento dei costi sostenuti dal sistema produttivo per la realizzazione del prodotto finale;
- Indicatori di tempo: per la misurazione delle tempistiche necessarie al completamento di un ciclo produttivo.
Gli indicatori chiave di prestazione nei sistemi a commessa
A questo punto è il momento di domandarci come si definisca un sistema di monitoraggio e controllo delle prestazioni nei modelli produttivi su commessa e quali siano i KPI più importanti da prendere in considerazione.
I parametri principali da prendere in considerazione sono selezionati considerando la logica di produzione del sistema su commessa, nel quale le consegne prevedono tempistiche e quantitativi prestabiliti, ma sono al contempo soggette a forti variazioni della richiesta da parte del cliente e richiedono pertanto elevata flessibilità.
I costi
In questa logica, i costi assumono una rilevanza cruciale: i KPI devono essere configurati in modo da fissare dei limiti entro i quali l’azienda deve operare: costi e margini devono essere previsti in maniera ottimale e monitorati costantemente. Come detto, la flessibilità è fondamentale per salvaguardare gli utili: un sistema che non permette di modificare in modo rapido le spese sostenute rischia di uscire fuori dai parametri prestabiliti, erodendo il margine di guadagno o persino acquisendo valore negativo.
In relazione ai costi, devono essere stabiliti anche i prezzi della merce: essi devono essere fissati in considerazione sia dei costi di produzione previsti e sia del tempo necessario al completamento del ciclo produttivo.
I tempi
I tempi sono dunque il secondo, cruciale indicatore da prendere in esame. La gestione delle tempistiche e la corretta definizione delle stesse è importante per molteplici ragioni: prima di tutto, perché hanno un impatto decisivo sui costi – il dilatamento dei tempi prefissati comporta infatti un aumento dei costi rispetto a quelli previsti; poi perché eventuali ritardi sul programma rappresentano un rallentamento dell’intero sistema di produzione, con il rischio concreto che il ritardo in una consegna causi un rallentamento a catena anche delle altre commesse; inoltre, dal punto di vista finanziario, rinviare le consegne significa dilatare anche i tempi di incasso.
La qualità
Parlando di qualità, si fa riferimento all’insieme delle caratteristiche che un prodotto deve avere, in relazione a uno standard prestabilito. Il non rispetto dello standard può riguardare una sola commessa o l’intero sistema produttivo: nel secondo caso, è il segnale di una criticità strutturale che interessa il processo produttivo nel suo complesso e si rende necessario individuarla e risolverla.
Le risorse
Con risorse si intende l’insieme dei fattori che partecipano alla produzione: operatori, macchinari, materie prime. I KPI relativi alle risorse devono andare nella direzione di ottimizzare le prestazioni e di ridurre gli sprechi (qui un approfondimento su come riconoscere gli sprechi nella produzione industriale). Fondamentale è dunque la gestione delle risorse umane, le cui capacità produttive devono essere organizzate al fine di soddisfare, in ogni momento, il fabbisogno produttivo previsto: per ottenere tale risultato, occorre tenere in considerazione la disponibilità di merci e di materiali, facendo in modo che la produzione non venga rallentata da colli di bottiglia (causati ad esempio da una over-occupazione del macchinario) o, viceversa, da una carenza delle risorse, umane o di materie prime.
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