Come realizzare un programma di EmProvement: il piano di attuazione

Nei contributi del nostro blog, un principio fondamentale emerge con costante insistenza: non si può avere miglioramento continuo se non si agisce, sincronicamente, sui due aspetti chiave della produzione, ovvero i processi aziendali e il benessere organizzativo.

Di seguito, compiamo un ulteriore passo in avanti e andiamo a definire, concretamente, le linee guida per la realizzazione di un piano di attuazione che permetta di implementare il programma di EmProvement. Ci muoveremo, come sempre, tra le due tensioni che fanno da bussola a ogni progetto di miglioramento, ovvero il conseguimento dell’operational excellence e della piena soddisfazione dei dipendenti: ricordiamo sempre che non può esserci cambiamento duraturo senza il pieno coinvolgimento delle persone, il vero motore del cambiamento.

Programma di EmProvement: il piano di attuazione

In uno dei nostri ultimi articoli abbiamo parlato di come definire una strategia che mira all’eccellenza operativa e, al contempo, al benessere aziendale; in un’altra guida, abbiamo affrontato il tema dell’assessment aziendale, vale a dire l’analisi dello scenario di partenza da cui prende avvio ogni progetto di miglioramento aziendale. Di seguito, portiamo a conclusione questo percorso di progettazione strategica, concentrandoci sul piano di attuazione, ovvero le linee guida che permettono di tradurre in concreto le soluzioni individuate nelle precedenti fasi del percorso di EmProvement.

La stesura del piano di attuazione rappresenta la fase conclusiva della definizione strategica:, esso è corredato da obiettivi specifici che, una volta centrati, concorrono al raggiungimento degli scopi generali. Il punto di partenza di tale processo è identificabile attraverso una valutazione preliminare (assessment), che consente di delineare le aree di intervento prioritarie necessarie a concretizzare la visione di processi e organizzazione prevista da un piano di EmProvement.

Avvio del piano di attuazione: coinvolgere le persone

Torniamo dunque ancora una volta su una questione cruciale: perché un piano di emprovement abbia successo, è necessario il coinvolgimento di un numero sufficiente di persone, che possiedano le competenze e le capacità per intercettare e applicare le best practices per il miglioramento continuo.

Si tratta, nel concreto, di dotare il sistema di uno zoccolo duro di improver che concorra a portare avanti la nuova visione aziendale. In tal modo, il sistema di produzione acquisisce due imprescindibili punti di forza:

• 1. Può disporre di individui che supportano in modo adeguato, con competenze appropriate e l’energia necessaria, le prime attività di miglioramento previste dal progetto di miglioramento.
• 2. Quando l’intera organizzazione sarà allineata e maggiormente coinvolta, si potrà contare su un management già preparato a garantire la continuità del programma.

I 3 livelli dell’organizzazione: operatori, middle management e top management

Se le persone sono il cuore pulsante di ogni percorso di miglioramento, significa che occorre definire piani di formazione a tutti i livelli della catena di produzione e di comando, modulando gli interventi in relazione a competenze e capacità di ogni livello organizzativo.

Nello specifico, possiamo fare riferimento a 3 livelli della gerarchia organizzativa:

• Operatori
• Middle Management
• Top Management

Interventi sugli operatori

L’intervento a livello operativo si articolano in tre modalità:

• Eventi di miglioramento
• Training on the job
• Formazione in aula

Interventi sul Middle Management

La formazione del Middle Management, ovvero i quadri intermedi, che si pongono in posizione di raccordo fra operatori e vertice aziendale, prevede:

• Percorsi di coaching e team coaching
• Training on the job
• Formazione in aula

Interventi sul Top Management

Le figure apicali dell’azienda, ovvero il Top Management, devono invece essere orientate, nella visione EmProvement, dai principi di Servant & Positive Leadership: abbiamo dedicato un articolo a questo argomento.

Focus sulle modalità di intervento

L’evento di miglioramento è un progetto che si concretizza in un breve periodo di tempo, coinvolgendo attivamente i partecipanti e riconoscendo il contributo di ciascuno. Tale iniziativa viene evidenziata e comunicata a tutti i livelli aziendali attraverso specifiche attività di comunicazione interna. L’obiettivo di tale iniziativa è duplice: da un lato, raggiungere i tradizionali obiettivi di miglioramento delle performance del processo (qualità, efficienza ed efficacia); dall’altro, sviluppare gli aspetti relazionali e comportamentali legati allo sviluppo dell’organizzazione e al lavoro di gruppo.

La formazione in aula non si limita a una serie di lezioni frontali per illustrare comportamenti corretti o errati. L’approccio didattico deve basarsi sul metodo induttivo (dall’esempio alla teoria) che stimola il ciclo di apprendimento più efficace: dall’esperienza/osservazione, si passa alla concettualizzazione e quindi alla contestualizzazione di quanto appreso in aula.

Il Team Coaching mira a sviluppare le capacità e il potenziale delle persone attraverso la realizzazione di un progetto di miglioramento condiviso e comune al gruppo coinvolto: durante il progetto, i partecipanti sperimentano i processi relazionali e le competenze tecniche necessarie per raggiungere gli obiettivi previsti dal progetto. In questo contesto, il ruolo dell’emprover è quello di valorizzare le potenzialità individuali, agevolare il lavoro di gruppo e guidare il team nell’applicazione delle tecniche, degli strumenti e delle metodologie apprese in aula.

Il coaching si concentra principalmente sulla realizzazione personale dei singoli individui nel loro ruolo professionale, attraverso lo sviluppo delle loro potenzialità. Grazie al coaching, si rafforza l’efficacia della formazione in aula, supportando le persone nell’allenamento delle competenze acquisite, trasformandole in capacità di agire con successo nel proprio contesto lavorativo.

Piano di attuazione del programma EmProvement: cosa tenere a mente

Qualsiasi programma di EmProvement si imbatte in resistenze naturali nella sua fase iniziale di implementazione: è qui che gli agenti del cambiamento devono farsi carico dell’inerzia iniziale e spingere l’organizzazione verso la direzione auspicata.

Gli Emprovers dispongono di una serie di tool da cui attingere in base alle necessità: eventi kaizen e training on the job per il coinvolgimento e lo sviluppo degli operatori; percorsi di coaching e sessioni di team coaching per i capi intermedi. Nel frattempo, il top management dovrà esercitarsi quotidianamente nella Servant & Positive Leadership.

La strategia di EmProvement prevede sempre 3 fasi di riferimento:

• Valutazione iniziale (assessment)
• Sviluppo della strategia
• Implementazione

È fondamentale iniziare sempre nel modo giusto, ma lo sviluppo di una strategia di EmProvement ha senso solo in un’ottica temporale ampia, che prevede un percorso di durata pari a 2-3 anni. Il tragitto è fatto di miglioramenti quotidiani e continui ed è normale, lungo questo percorso, dover rivedere i piani, in base agli ostacoli incontrati, i risultati ottenuti e le mutate condizioni contestuali. Ciò che conta è avere chiari il punto di partenza (le lacune da colmare, i problemi da superare) e il punto di arrivo (la visione dell’organizzazione e dei processi aziendali).

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