Evento di miglioramento aziendale: che cos’è e come gestirlo

Raggiungere l’eccellenza operativa significa aspirare alla massima efficienza di processi e organizzazione aziendali.

Per perseguire questo ambizioso obiettivo, è fondamentale che l’intera organizzazione remi nella stessa direzione: tutti i dipendenti devono abbracciare la medesima visione, sentirsi parte attiva e protagonisti del percorso di miglioramento continuo.

Il ruolo del management è quello di valorizzare le capacità e le competenze di ogni individuo, creando un ambiente di lavoro stimolante e favorendo la crescita professionale.

Andando invece ad analizzare gli aspetti più prettamente pratici, dobbiamo chiederci come si gestisce un percorso di miglioramento. A tal proposito, in questo articolo parleremo in modo specifico del concetto di evento di miglioramento aziendale, chiarendo che cos’è, come si gestisce e quali risultati aspettarsi.

Evento di miglioramento aziendale: che cos’è

L’evento si configura come un progetto di miglioramento incentrato su un’area specifica, che va oltre i tradizionali obiettivi di ottimizzazione del processo (qualità, efficienza, efficacia) per abbracciare anche aspetti relazionali e comportamentali volti allo sviluppo organizzativo.

L’utilizzo del termine “evento” anziché “intervento di miglioramento” è dovuto a quattro caratteristiche distintive:

• 1. Breve durata: l’evento si svolge in un lasso di tempo ristretto, tipicamente nell’arco di pochi giorni. Questa rapidità d’azione permette di concentrare gli sforzi e di ottenere risultati tangibili in un tempo relativamente breve.
• 2. Elevata visibilità: l’evento ha un carattere inclusivo e coinvolge l’intera azienda. La sua natura pubblica lo rende visibile a tutti i dipendenti, creando un senso di condivisione e partecipazione.
• 3. Valorizzazione del personale: l’evento pone al centro il contributo attivo del personale che opera nell’area interessata. Il loro coinvolgimento diretto e la loro esperienza pratica sono elementi chiave per il successo dell’iniziativa.
• 4. Coinvolgimento dei top manager: per la buona riuscita del progetto, è necessaria la partecipazione attiva del top management, cui spetta il compito di dirigere i lavori e di supportare i collaboratori.

Caratteristiche e principi dell’evento di miglioramento

Tutti gli eventi di miglioramento sono contraddistinti dalle seguenti caratteristiche:

• Brevità: Invece di frammentare l’impegno su una pluralità di progetti, è consigliabile concentrare gli sforzi su aree di intervento circoscritte e completare le attività in un lasso di tempo ragionevole.
• Rilevanza: Pur concentrandosi su aree di intervento specifiche e circoscritte, gli obiettivi di miglioramento di un evento devono essere ambiziosi e significativi. Non è accettabile, ad esempio, che un evento si proponga un aumento della produttività inferiore al 10%.
• Coinvolgimento: La gestione di ogni evento è affidata a un team dedicato, che opera per l’intera durata dell’iniziativa. La presenza di un team specializzato assicura la pianificazione accurata, il coordinamento efficace e la risoluzione tempestiva di eventuali criticità.

I fondamentali principi operativi di un evento aziendale possono essere riassunti come segue:

• Lotta agli sprechi
• Learning Organization
• Gioco di squadra
• Standardizzazione

Lotta agli sprechi

Il concetto di spreco, pilastro portante della cultura del miglioramento continuo, vanta una caratteristica peculiare che lo rende uno strumento eccezionale: la sua semplicità.

Infatti, chiunque, anche con una minima formazione, può comprendere e individuare gli sprechi. La loro natura evidente li rende facilmente riconoscibili, anche all’occhio meno esperto.

Inoltre, gli sprechi sono pervasivi all’interno dei processi aziendali, nascondendo al loro interno un potenziale di miglioramento spesso sottovalutato. Eliminandoli, è possibile ottenere benefici significativi in termini di efficienza, produttività e costi.

Infine, la lotta allo spreco rappresenta un impegno costante, applicabile a qualsiasi processo aziendale. Non esiste un settore o un’attività immune a questo tipo di inefficienza. Per questo motivo, il miglioramento continuo deve essere un processo continuo all’interno dell’organizzazione.

Learning Organization

Un aspetto cruciale dell’evento è la sperimentazione pratica delle azioni di miglioramento ideate dal gruppo di lavoro. È fondamentale mettere alla prova le nuove idee, senza timore di commettere errori. Anzi, l’errore diventa un’occasione preziosa per imparare e perfezionarsi.

Tutti i partecipanti devono sentirsi liberi di proporre e di testare soluzioni innovative ai problemi da affrontare. Questo approccio collaborativo e propositivo rappresenta il fulcro della learning organization, l’apprendimento organizzativo.

Gioco di squadra

Lo spirito di squadra è l’anima di ogni evento di miglioramento. Gli obiettivi non appartengono a singoli individui, ma al team nel suo complesso. In questo contesto collaborativo, si favoriscono relazioni positive e costruttive, creando un terreno fertile per consolidare il team building e il team working aziendali. Le attività di miglioramento vengono svolte in piccoli gruppi, promuovendo il coinvolgimento attivo di tutti i partecipanti e valorizzando le diverse competenze e abilità.

Standardizzazione

Parliamo spesso del concetto di standardizzazione (vedi gli articoli “Variabilità del processo produttivo Vs. Standard: che significa” e “Metodo 5S: come standardizzare la produzione aziendale”), un elemento che è fondamentale e che segna il momento di chiusura di ogni evento di miglioramento. Gli standard devono infatti essere definiti in compartecipazione e condivisi con tutti i collaboratori coinvolti nell’area interessata dall’intervento.

Le 3 fasi dell’evento di miglioramento

Un evento di miglioramento aziendale si articola attraverso 3 fasi:

1. Preparazione

La fase di preparazione getta le basi per il successo dell’evento di miglioramento. In questa fase, cruciale, vengono definiti gli elementi essenziali del progetto, ovvero:

• Area di intervento: si identifica con precisione l’ambito su cui si concentreranno gli sforzi di miglioramento.
• Team di lavoro: Viene selezionato un team di persone competenti e motivate, con le giuste competenze per affrontare le sfide.
• Obiettivi: Vengono stabiliti obiettivi di processo e organizzativi chiari, misurabili e raggiungibili, che guideranno le azioni del team.
• Tecniche di miglioramento: Si scelgono le metodologie e gli strumenti più adatti per ottenere i risultati desiderati.

2. Esecuzione

La fase di esecuzione è il cuore pulsante dell’evento di miglioramento. È in questa fase che le idee e i piani elaborati durante la fase di preparazione si trasformano in azioni concrete. La durata massima di una settimana garantisce la focalizzazione e l’efficienza, evitando dispersioni di energie e tempi dilatati. Il coinvolgimento attivo di tutti gli attori aziendali è un elemento chiave per il successo.

Operatori, capi intermedi e Direzione Aziendale lavorano fianco a fianco, apportando le loro competenze e il loro punto di vista unico. Questa sinergia di competenze permette di affrontare le sfide con maggiore efficacia e di ottenere risultati migliori.

3. Follow-up

La fase di follow-up è il tassello finale dell’evento di miglioramento. In questa fase si effettua un’analisi approfondita dei dati raccolti durante l’evento, valutando il raggiungimento degli obiettivi prefissati. I dati, veri e propri indicatori del successo, permettono di:

• Misurare l’impatto concreto delle azioni di miglioramento: si quantificano i benefici ottenuti in termini di efficienza, produttività, costi e qualità.
• Identificare eventuali aree di miglioramento residuo: si individuano gli aspetti che necessitano di ulteriori interventi per ottimizzare i processi.
• Comprendere i fattori chiave del successo: si analizzano le variabili che hanno maggiormente contribuito al raggiungimento degli obiettivi.

Sulla base di queste analisi, vengono attuate eventuali ulteriori azioni correttive.

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