Gestione eventi di miglioramento: le linee guida della direzione

La scorsa settimana abbiamo parlato dell’evento di miglioramento, spiegando nel dettaglio che cos’è, le sue caratteristiche, i suoi principi e come gestirlo. In questo nuovo contributo completiamo il discorso, integrandolo con un aspetto che, per complessità e ampiezza, merita un focus dedicato: le linee guida per la gestione dell’evento di miglioramento aziendale.

In particolare, tratteremo della roadmap dell’evento di miglioramento, partendo da un tema già dibattuto nello scorso articolo, quello delle 3 fasi in cui esso si sviluppa, ovvero:

• Preparazione
• Esecuzione
• Follow Up

Le linee guida per la gestione degli eventi di miglioramento

L’evento di miglioramento si avvale di linee guida generali, ma esistono molti possibili approcci che possono essere impiegati per supportare il processo anche nelle fasi successive. Di seguito, gli aspetti principali della gestione degli eventi di miglioramento, organizzati per aree di applicazione:

• Commitment della Direzione: Vengono utilizzati strumenti per comunicare attivamente la visione aziendale del miglioramento continuo, incoraggiare la partecipazione del personale e fornire le risorse necessarie.
• Coinvolgimento del personale: Vengono utilizzati strumenti per raccogliere idee e feedback dai dipendenti, per formarli sui principi del miglioramento e per motivarli a partecipare attivamente.
• Teambuilding e teamworking: Vengono utilizzati strumenti per facilitare la collaborazione tra i dipendenti, la comunicazione efficace e la risoluzione dei problemi all’interno dei team.

Analizziamo di seguito gli strumenti di gestione degli eventi di miglioramento.

1. Commitment della direzione

L’impegno attivo del vertice aziendale è un elemento chiave per trasmettere la visione di eccellenza operativa all’intera organizzazione. Tale impegno deve essere espresso e mantenuto con coerenza lungo l’intero percorso di miglioramento.

Gli strumenti elencati di seguito, pur nella loro semplicità, assumono valore se applicati con costanza e coerenza. È proprio la perseveranza nel loro utilizzo che determina il successo del processo di miglioramento.

Gemba Walk

La Gemba Walk, ovvero la “camminata nel reparto“, rappresenta un’attività fondamentale che il top management dovrebbe svolgere con cadenza regolare. Attraverso questa pratica, i vertici aziendali dimostrano concretamente il proprio impegno per il miglioramento continuo e per la valorizzazione del personale.

Durante la Gemba Walk, il management ha l’opportunità di dialogare direttamente con i dipendenti dell’area visitata, raccogliendo informazioni sull’andamento del reparto o dell’ufficio e verificando il livello di coinvolgimento del personale nelle attività di miglioramento

Premi e riconoscimenti

Il viaggio verso l’eccellenza operativa è un percorso impegnativo e duraturo, che richiede l’energia e la tenacia di tutta l’organizzazione. Si tratta di un cammino costellato da tanti piccoli, ma significativi, successi che meritano di essere riconosciuti e valorizzati.

In questo contesto, il ruolo del top management è fondamentale per incoraggiare e motivare il personale. È compito dei vertici aziendali incentivare l’entusiasmo delle persone, celebrando i traguardi raggiunti e premiando i comportamenti virtuosi.

Tuttavia, non si tratta di distribuire semplici ricompense economiche, bensì di creare un sistema di incentivi che valorizzi e gratifichi chi, a livello individuale o di team, ha dato un contributo maggiore al miglioramento. Un sistema premiante che, pur riconoscendo i risultati raggiunti, non lasci indietro coloro che ancora non hanno raggiunto gli stessi obiettivi, ma che hanno il potenziale per farlo.

Audit a più livelli

Verificare l’andamento degli obiettivi e l’effettiva realizzazione delle azioni di miglioramento è fondamentale per il successo di un evento. Per questo motivo, il monitoraggio e il controllo di quanto fatto e ottenuto rappresentano un’attività chiave, che deve coinvolgere l’intera organizzazione con cadenza regolare e definita.

Il layered audit, ovvero l’audit a tutti i livelli dell’organizzazione, è uno strumento utile a tal fine. Si basa sull’utilizzo di una stessa checklist di verifica da parte di tutti i livelli aziendali, con frequenze diverse. Ad esempio, in un reparto, la stessa checklist potrebbe essere utilizzata quotidianamente da un capo squadra, settimanalmente dal capo reparto e mensilmente dalla direzione di stabilimento.

2. Coinvolgimento

La partecipazione attiva di tutti i dipendenti è l’anima stessa dell’evento di miglioramento. Durante l’evento, è fondamentale creare un ambiente in cui ognuno si senta libero di contribuire e di dare il proprio apporto. Un coinvolgimento efficace durante l’evento getta inoltre le basi per un coinvolgimento continuo anche nelle fasi successive.

Modulistica

Per facilitare la partecipazione di tutti, durante l’evento deve essere utilizzata una modulistica semplice e intuitiva. Tutte le informazioni necessarie per contribuire al miglioramento sono facilmente accessibili nell’area di lavoro e devono essere presentate in modo chiaro e immediato attraverso foto, grafici, immagini e schemi, anziché testi lunghi e complessi. Questa scelta favorisce la trasparenza e l’aggiornamento costante delle informazioni, elementi cruciali per il coinvolgimento attivo del personale.

Standing Meeting

Gli standing meeting sono brevi riunioni informative condotte dal top management. Si svolgono in piedi, nelle aree di lavoro interessate, e coinvolgono i responsabili di zona e, a rotazione o su base volontaria, anche gli operatori.

Questi incontri, che durano in genere dai 10 ai 15 minuti e si tengono con cadenza almeno settimanale, hanno l’obiettivo di discutere i progressi compiuti e le attività in corso di fronte a un tabellone appositamente realizzato per l’evento. Parallelamente, gli operatori tengono standing meeting giornalieri con i rispettivi capi reparto o capisquadra.

Raccolta e analisi dei suggerimenti

L’entusiasmo e la motivazione del team sono al culmine al termine di un evento di miglioramento. Per alimentare questo slancio e dare continuità al processo di miglioramento, è fondamentale raccogliere e analizzare attentamente i suggerimenti che emergono dai partecipanti.

Un sistema di raccolta e analisi dei feedback permette di capitalizzare le idee del gruppo e di mantenere alto il morale del team. È importante fornire risposte rapide ai suggerimenti ricevuti, anche se negative. La motivazione dietro una risposta negativa è fondamentale e deve essere comunicata in modo chiaro e tempestivo.

3. Comunicazione interna

Nel cammino verso l’eccellenza aziendale, la comunicazione interna riveste un ruolo fondamentale. A disposizione delle aziende vi è un ampio ventaglio di strumenti per comunicare; ciò che davvero conta sono le modalità e le logiche con cui la comunicazione avviene: se il messaggio non viene recepito, la responsabilità ricade su chi lo trasmette, non su chi lo riceve.

Teaser

Per scatenare curiosità ed entusiasmo, ogni evento deve essere preceduto da una sapiente campagna di comunicazione. Fin dalle prime battute, l’obiettivo è far parlare dell’evento e suscitare un interesse diffuso. Il teaser, che può assumere diverse forme (newsletter, email, post sui social media), deve essere immediatamente fruibile dal destinatario, indipendentemente dallo strumento utilizzato.

Storytelling

Un racconto ben confezionato ha il potere di catturare l’attenzione e di suscitare emozioni. Ecco perché lo storytelling degli eventi kaizen è cruciale, non solo per i partecipanti diretti, ma per l’intera comunità. Diffondere il messaggio a tutti richiede l’impiego di ogni strumento disponibile. La scelta del mezzo di comunicazione è irrilevante: ciò che conta è rendere le informazioni accessibili e facilmente comprensibili.

Infopoint

Per tenere l’intera organizzazione aggiornata sui progetti in corso, gli infopoint rappresentano uno strumento di comunicazione interna di grande efficacia. Questi spazi ospitano tabelloni informativi, che vengono regolarmente aggiornati con i dati e le informazioni più salienti. La strategicità degli infopoint risiede nella loro collocazione: corridoi, aree ristoro, break e spogliatoi, ovvero luoghi frequentati da un gran numero di persone, garantendo così un’ampia diffusione delle informazioni.

Tutti gli strumenti qui riportati sono orientati a:

• Dimostrare il coinvolgimento della direzione (gemba walk, premiazioni e riconoscimenti, layered audit);
• Coinvolgere tutto il personale (modulistica ad hoc, standing meeting, sistema di suggerimenti);
• Far conoscere l’evento a tutti i livelli dell’organizzazione aziendale (teaser, storytelling, infopoint).

Imparando a gestire questi strumenti, è possibile dotarsi di un patrimonio di conoscenze e di metodologie che consentono di amministrare con successo ogni evento di miglioramento in azienda.

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