Motivare i dipendenti e prevenire il burnout: la formazione in azienda
Continuiamo a trattare i temi del burnout e della motivazione del personale, trattando i due argomenti come facce della stessa medaglia. Abbiamo già spiegato che cos’è il burnout e come riconoscerlo; quindi ci siamo soffermati sull’importanza di scegliere obiettivi commisurati alle reali capacità del sistema, al fine di motivare i collaboratori. Nell’ultimo contributo, abbiamo anche chiarito che cosa sia la motivazione, tirando in ballo il modello della scala dei bisogni di Maslow.
In questa nuova guida affronteremo un altro aspetto pratico: come motivare i dipendenti in modo funzionale, sano e incisivo per la produttività aziendale.
Miglioramento dei processi e performance del personale
Il rapporto tra l’efficienza dei processi aziendali e le performance dei collaboratori è molto stretto, forse anche più di quanto si pensi. Spesso si ragiona sui processi come se fossero entità astratte, dimenticando che sono le persone ad attuarli e a gestirli. Partendo da questa consapevolezza appare chiaro come il miglioramento delle prestazioni di un’azienda sia legato in modo indissolubile a quello del personale.
Quest’ultimo, a sua volta, scaturisce dalla combinazione di due fattori: le competenze e la motivazione del dipendente. Se le prime hanno a che fare con dinamiche complesse che interessano elementi come le conoscenze tecniche, il percorso di studi e professionale e l’esperienza dell’operatore, la motivazione, al netto di questioni inerenti il singolo dipendente, è definita dall’ambiente di lavoro e, in quanto tale, può essere incentivata mediante condotte poste in essere all’interno del contesto. In pratica, ponendo in essere condizioni favorevoli alla motivazione del collaboratore, si migliorano le performance e, di conseguenza, anche i processi.
Le motivazioni personali sono intrinseche alla persona e variano da individuo a individuo, ma è il contesto a stimolarle o, in caso contrario, a soffocarle. Bisogna ora chiarire il concetto di contesto: questo può essere inteso come la combinazione di:
- Fattori hard: relativi alle condizioni psicofisiche della persona.
- Fattori soft: relativi ai valori, alla cultura aziendale e alle relazioni personali.
È solo agendo in modo sinergico su entrambe le sfere che si può realizzare un contesto positivo, capace di stimolare la motivazione e, (anche) attraverso di essa, aumentare l’efficienza del sistema produttivo nel suo complesso.
Consolidare le skills: come procedere
Sia che si tratti di competenze hard che di quelle soft, esistono alcuni step necessari per attivare positivamente un percorso di miglioramento delle prestazioni del personale.
Per prima cosa, è cruciale definire il ruolo e le responsabilità del formatore. Per farlo, occorre avere ben chiare quali siano le competenze necessarie che il sistema deve acquisire e/o consolidare e, per riuscirci, si parte da una gap analysis, funzionale a definire la distanza tra le competenze che servono all’azienda e quelle che realmente essa possiede.
La formazione del personale: come procedere
A questo punto sarà chiaro come la formazione del personale scorre lungo due traiettorie: quella del rafforzamento delle hard skills e quella di consolidamento dei fattori soft.
Fattori hard
Per ciò che concerne la formazione hard del personale, gli approcci più efficaci restano quelli del 6 sigma e della Lean. Con la Lean Six Sigma, è possibile trasmettere un set di competenze completo ai professionisti che operano all’interno del sistema produttivo, puntando non solo sul miglioramento tecnico, ma anche sulla presa di consapevolezza del proprio ruolo, obiettivo che viene raggiunto trasmettendo al personale la visione d’insieme dei processi aziendali: il collaboratore, infatti, non deve semplicemente acquisire nuove abilità tecnico-operative, bensì comprendere a fondo perché determinati approcci sono più funzionali di altri, perché i macchinari devono essere gestiti in un determinato modo, quali sono i benefici del sistema nel gestire le dinamiche produttive secondo lo standard fissato dal management.
Fattori soft
Per ciò che concerne i fattori soft, è decisivo svolgere un’analisi ambientale mirata, sulla quale costruire i successivi interventi di formazione continua. Sono molteplici le modalità di gestione della formazione del personale sul fronte delle soft skills ed è solo attraverso un’accurata analisi del contesto che sarà possibile comprendere come massimizzare il tempo impiegato nell’attività formativa.
Ad esempio è possibile che le criticità aziendali nascano da problemi di comunicazione: in questo caso sarà utile avviare un progetto di comunicazione efficace; team building e team working sono le discipline adatte a creare e a fortificare lo spirito di gruppo; il feedback è un altro elemento di studio in ambito formazione, poiché è importante comprendere le giuste modalità di richiesta e di rilascio. Imparare a delegare, a gestire la pressione, sviluppare il problem solving sono altri fattori soft a cui le aziende dovrebbero riservare un’attenzione particolare.
L’audit del personale
L’approccio ideale per la prevenzione e l’eliminazione del burnout è basato anche sull’ascolto del lavoratore, che deve essere coinvolto attivamente nell’individuazione delle criticità organizzative, produttive e gestionali. Le interviste, in quest’ottica, rappresentano una risorsa dalle forti potenzialità nell’individuazione dei fattori negativi interni all’azienda.
D’altra parte, sussiste la problematica legata alla scarsa propensione spesso palesata dai collaboratori a esporsi apertamente in modo critico verso l’azienda: tale ostacolo può essere superato attraverso la somministrazione di questionari anonimi. L’audit del livello di soddisfazione dei lavoratori è un’attività cruciale, che le aziende dovrebbero condurre periodicamente e prima di ravvisare casi di burnout.
Nell’indagine sulla soddisfazione a lavoro, è utile indagare sulle condizioni psico-fisiche del dipendente. Questi test dovrebbero essere effettuati da uno psicologo specializzato in psicologia del lavoro o dal responsabile HR, ma è cruciale realizzare sinergie basate sul dialogo costante fra il responsabile del rapporto con i collaboratori e coloro che rivestono ruoli decisionali e che, di conseguenza, hanno la possibilità di intervenire direttamente sugli aspetti organizzativi e gestionali dell’azienda a tutti i livelli.
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