Software gestionale per commesse: perché investirci e cosa aspettarsi

Sei sicuro di avere il pieno controllo delle tue commesse? Costi fuori controllo, inefficienze e ritardi sono problemi comuni nelle aziende che realizzano prodotti a commessa.

Uno o più software gestionali, scelti in maniera adeguata rispetto alle effettive esigenze dei processi da gestire e ben integrati tra loro, possono essere la soluzione definitiva per trasformare la gestione della tua impresa.

Da diverse settimane, sul nostro blog stiamo pubblicando contenuti dedicati al tema dell’integrazione fra processi produttivi Made to Order e nuove tecnologie dell’Industria 4.0. In questo nuovo contributo vogliamo affrontare nello specifico un argomento ormai divenuto prioritario: l’utilizzo dei software gestionali dedicati alla gestione delle produzioni a commessa.

Vedremo nello specifico che cosa sono i gestionali per commesse, quali funzioni svolgono e in che modo possono elevare in modo esponenziale le performance di processo, concorrendo in modo decisivo all’abbattimento degli sprechi in azienda e all’ottimizzazione del sistema produttivo sotto ogni punto di vista.

Software gestionali per commessa: cosa sono

I software gestionali per commessa sono strumenti progettati per aiutare le aziende a gestire e a ottimizzare le commesse aziendali. Si tratta di sistemi che permettono di centralizzare e di automatizzare molte delle attività gestionali e operative legate alle commesse, migliorando l’efficienza e riducendo i rischi di errori e ritardi.

A differenza dei software ERP tradizionali, spesso pensati per la produzione su larga scala, i gestionali per commessa sono progettati per adattarsi a progetti personalizzati, in cui ogni ordine può avere specifiche uniche. Grazie all’integrazione con strumenti come CAD, CAM, CRM ed ERP, questi software permettono una gestione più fluida delle commesse, garantendo il controllo completo su tempi, costi, risorse e qualità.

Funzionalità e utilizzi dei software per commesse

I software di gestione per realtà MtO sono in grado di svolgere attività strutturali all’intero ciclo produttivo, apportando benefici che interessano pressoché tutti gli ambiti del sistema. Analizziamo di seguito le principali funzionalità dei software gestionali per commesse.

Raccolta e organizzazione dei dati

Il software centralizza i dati relativi alla commessa in un unico sistema. Ciò significa che informazioni cruciali come documenti di progetto, specifiche tecniche, disegni, email, comunicazioni con i clienti e dati finanziari sono archiviate in un unico luogo facilmente accessibile.

I software offrono moduli e form personalizzabili per la raccolta di dati specifici relativi a diverse aree del progetto (ad esempio, attività, costi, risorse, tempi) e possono integrarsi con altri sistemi aziendali (come software CAD/CAM, ERP, CRM) per importare automaticamente dati rilevanti, evitando la necessità di inserimenti manuali.

Progettazione del prodotto

I software gestionali per commesse svolgono un ruolo cruciale nel facilitare e ottimizzare l’intero processo di progettazione del prodotto. L’utilizzo di un tool gestionale permette una facile condivisione di file e informazioni tra progettisti, ingegneri, designer e altri stakeholder, anche se dislocati in luoghi diversi. Ciò favorisce la collaborazione e il lavoro di squadra. Inoltre, il software aiuta a definire e a strutturare le diverse fasi del processo di progettazione, dalla raccolta dei requisiti iniziali alla realizzazione del prototipo finale.

Analisi e gestione dei costi

L’utilizzo di software per la gestione dei processi produttivi in un contesto MtO è cruciale in ogni fase dell’analisi e gestione dei costi.

La capacità di monitorare con precisione entrate e uscite per ogni singola commessa consente di implementare un sistema di analisi dei costi notevolmente più approfondito rispetto a quello ottenibile adattando i metodi utilizzati nella produzione di massa a un contesto operativo che segue logiche completamente differenti.

Un software di gestione consente poi di identificare le aree e le fasi di un progetto che superano il budget stabilito e di intraprendere azioni di miglioramento e correttive mirate, intervenendo direttamente sui punti critici emersi.

I dati raccolti attraverso un meccanismo automatizzato si traducono in un decisivo miglioramento nell’assunzione di decisioni strategicamente rilevanti per l’azienda, elevando al contempo il grado di consapevolezza da parte dei responsabili chiamati a compiere scelte fondamentali per l’azienda.

Per approfondire consigliamo la guida: “Analisi dei costi nella produzione su commessa: metodi e ottimizzazione”

Testing e Controllo qualità

L’impiego di software di simulazione consente di ridurre, o addirittura eliminare, la necessità di effettuare prove sul campo. Quando si dispone di strumenti software in grado di elaborare simulazioni accurate e affidabili, la simulazione del comportamento di un macchinario direttamente sul posto diventa superflua, con conseguente aumento dell’efficienza, risparmio di tempo e riduzione dei costi.

I software di gestione hanno la capacità di individuare difetti e criticità e di correggerli in modo preventivo e in tempo reale, evitando così l’insorgere di problematiche di elevata complessità e che, potenzialmente, possono generare sprechi e ritardi.

L’attività di controllo si applica anche sui macchinari, i quali, grazie al supporto di tecnologie adatte, possono essere trattati con sistemi di manutenzione preventiva. In questo modo, è possibile assicurare cicli di produzione più efficienti e un minor impatto degli imprevisti di produzione, come appunto la rottura di un macchinario.

Per approfondire, leggere l’articolo “La gestione della qualità di prodotto e di processo in ambienti Made to Order”

Come scegliere il software di gestione per commesse

Definire le caratteristiche ideali di un software gestionale di commessa è praticamente impossibile: l’analisi del fabbisogno tecnologico di un sistema produttivo dovrebbe infatti essere svolta in modo personalizzato, in relazione alle caratteristiche e all’assetto organizzativo dell’azienda di riferimento.

In alcuni casi, un unico software in grado di assicurare un’applicazione trasversale a tutte le fasi del processo può rivelarsi la soluzione ottimale per una gestione centralizzata ed efficiente; in altri, occorre dotarsi di più sistemi integrati, in modo da assicurare una gestione ottimale di tutte le fasi.

I principali errori che si commettono nell’implementazione

La scelta corretta del software è, però, solo il primo passo da compiere. Un altro passo fondamentale è, evidentemente, l’implementazione del software che si è scelto.

Nel corso della nostra esperienza come consulenti aziendali, abbiamo spesso visto software potenzialmente validi non utilizzati perché non rispondenti alle esigenze dell’utente; allo stesso modo, ci siamo imbattuti in software non idonei, utilizzati in maniera per niente utile, al punto da diventare uno spreco di tempo, dovuto alla loro alimentazione, al quale non corrispondeva un ritorno in termini di acquisizione di informazioni utili.

Abbiamo condensato le nostre esperienze e riportiamo qui di seguito i principali errori che abbiamo visto commettere nell’implementazione di software per la gestione delle commesse:

Scarsa analisi dei bisogni aziendali

Scegliere un software prevede di aver preventivamente analizzato nel dettaglio le reali necessità dell’azienda. È un peccato capitale non condurre un’analisi approfondita dei processi aziendali, coinvolgendo tutti i reparti interessati, per capire quali funzionalità sono davvero necessarie in funzione dei processi da gestire.

Selezione di un software non adeguato

Optare per un gestionale troppo generico o, al contrario, eccessivamente personalizzato e rigido, si rivela quasi sempre un errore. I parametri da tenere in considerazione nella fase di software selection devono essere: la scalabilità, la capacità di integrazione con altri sistemi (ERP, CAD, CRM) – sicuramente di quelli già presenti, ma anche di quelli che potrebbero rappresentare un upgrade futuro – e la flessibilità del software.

Mancanza di coinvolgimento del team

I software vanno utilizzati dalle persone, sia in fase di alimentazione dei dati che in fase di lettura ed analisi delle informazioni. Imporre il nuovo sistema senza passare per una fase di accettazione e consapevolezza rischia di essere un boomerang: inizialmente facilita il lavoro, ma lo rende impossibile da completare successivamente. È fondamentale coinvolgere ed investire nella formazione del personale, raccogliere feedback e garantire un periodo di affiancamento per ridurre la resistenza al cambiamento.

Integrazione inefficace con gli altri sistemi aziendali

Implementare il software senza garantire un’interconnessione efficace con altri strumenti aziendali già in uso riduce drasticamente le potenzialità e le funzionalità del sistema informatico aziendale. Mancata sincronizzazione dei dati, estrazioni che passano attraverso fogli di calcolo, tabelle pivot che incrociano dati: più passaggi, più spreco di tempo, più possibilità di errore. È buona norma, durante le fasi di installazione, verificare compatibilità e API del software ed eventualmente costruire delle macro per massimizzare il livello di integrazione.

Sottovalutazione della gestione del cambiamento

Pensare che il solo inserimento del software basti per migliorare le performance aziendali è come credere nella fortuna di vincere alla lotteria. Se non si accompagna l’introduzione del nuovo software con una strategia chiara, obiettivi definiti e KPI di monitoraggio, il risultato non può che essere parziale.

Personalizzazione eccessiva del software

Aggiungere funzionalità personalizzate rende il software complesso, costoso e difficile da aggiornare. Se poi tali funzionalità sono richieste per gestire processi e/o routine che di per sé sono inutili, l’errore diventa imperdonabile. Limitare le personalizzazioni al necessario, chiedersi se la gestione di quel processo è davvero necessaria e se deve necessariamente essere gestita in quel modo, permette di mantenere una configurazione agile e facilmente aggiornabile del software implementato.

Noi di WePower ci occupiamo di migliorare le performance delle aziende su commessa ottimizzando i loro processi. Spesso i processi vanno gestiti mediante l’utilizzo di software. Proprio in questo ambito, sono tantissimi i progetti in cui abbiamo supportato le aziende a definire un piano d’azione su misura, partendo da un’analisi dei bisogni e degli obiettivi aziendali, passando per le fasi di software selection, implementazione, integrazione e startup. Il nostro supporto è funzionale a definire una roadmap operativa, attraverso la quale definire gli obiettivi e le modalità ottimali per raggiungerli.

Non può esserci miglioramento senza un’adeguata pianificazione e non può esserci un’adeguata pianificazione senza competenze.

Scopri di più sul nostro servizio di consulenza specializzata per le attività Made to Order.

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